Kuinka aloittaa kestävyysraportointi?
Opas
Oppaasta
Tämä opas on suunniteltu auttamaan pieniä ja keskisuuria yrityksiä kestävyysraportoinnin
aloittamisessa. Olitpa sitten aloittamassa raportointia ensimmäistä kertaa tai haluat
kehittää yrityksesi nykyisiä käytäntöjä, opas tarjoaa sinulle tarvittavat tiedot prosessissa
alkuun pääsemiseksi.
Tutustu myös muihin oppaisiimme:
Vastuullisuusviestinnän abc
Mitä on hyvä kestävyysraportointi?
Vastuullisuussanasto
KESTÄVYYSRAPORTOINTIPROSESSIN OSAT
- Kaksinkertaisen olennaisuuden arviointi: Prosessi alkaa kaksinkertaisen olennaisuuden arvioinnilla, jossa tarkastellaan sekä sitä, miten vastuullisuusasiat vaikuttavat yritykseen, että sitä, miten yritys vaikuttaa ympäristöön ja yhteiskuntaan. Arviointia edellytetään erityisesti CSRD:n mukaan raportoivilta yrityksiltä, mutta se voi olla hyödyllinen myös kevyemmillä viitekehyksillä raportoiville organisaatioille.
- Vastuullisuusohjelman laatiminen: Useimmat yritykset aloittavat vastuullisuuspolkunsa kehittämällä vastuullisuusohjelman. Tämä toimii raportoinnin perustana, asettaa tavoitteet, määrittelee toimenpiteet ja luo mittarit, jotka raportoidaan vuosittain kestävyysraportissa.
- Sidosryhmäanalyysi: Raportointiprosessin tehostamiseksi yritykset voivat tehdä sidosryhmäanalyysejä ja -kyselyitä ymmärtääkseen paremmin sidosryhmien odotuksia yrityksen vastuullisuustoimia kohtaan.
- Raportin rakenne ja hakemisto: Laadi selkeä raporttirakenne ja luo hakemisto, joka ohjaa lukijoita sisällön läpi käymiseen.
- Yhteistyön edistäminen: Perusta työryhmä ja määritä vastuut organisaation sisällä tiedonkeruulle ja sisällöntuottamiselle.
- Sisällöntuotanto: Laadi raportin sisältö, mukaan lukien tekstit, kuvitus ja infografiikat.
- Raportin ulkoasu: Suunnittele raportti brändiohjeiden mukaisesti, ja varmista selkeä navigoitavuus ja luettavuus intuitiivisella rakenteella.
- Luettavuuden viimeistely: Viimeistele raportti oikoluvulla ja tarvittavilla käännöksillä. CSRD:n mukaan raportoivien tulee lisätä raporttiin myös XBRL-tägäys digitaalisen saavutettavuuden varmistamiseksi.
- Julkaisu ja viestintä: Julkaise raportti ja viesti sen havainnoista sidosryhmille eri kanavissa. Raportin sisältöjä kannattaa hyödyntää viestinnässä pitkäjänteisesti, ei ainoastaan julkaisuhetkellä.
KUINKA ALOITTAA KESTÄVYYSRAPORTOINTI
1. Raportoinnin muoto ja laajuus
Ensimmäinen vaihe on määrittää vastuullisuusraportin viitekehys ja laajuus. Aloita valitsemalla raportointikehys, kuten CSRD, GRI, UN Global Compact, SASB tai VSME, ja päätä, noudatetaanko sitä täysimääräisesti vai mukautetaanko ohjeita omiin tarpeisiin.
Monille pk-yrityksille ohjeiden tiukka noudattaminen ensimmäisen raportointivuoden aikana voi olla haastavaa puutteellisten tietojen keruuprosessien ja vaatimusten laajuuden vuoksi. Siksi raportointia aloittaville yrityksille kevyempi standardi, kuten VSME voi olla sopiva valinta.
Tietoa eri raportointistandardeista löytyy niiden omilta verkkosivuilta. Vuoteen 2023 asti yleisimmin käytetty kehys vapaaehtoisessa raportoinnissa oli GRI, mutta sen jälkeen lähes kaikki yritykset raportoivat joko ESRS:n tai VSME:n mukaisesti.
Raportointikehykset sisältävät listoja ja taulukoita, jotka määrittävät, mitä tietoja ja millä tavalla yrityksen tulisi raportoida toiminnastaan. Viherpesuun ja vihreisiin väitteisiin kohdistuvan kasvavan huomion vuoksi on tärkeää, että yritykset varmistavat vastuullisuustietojen läpinäkyvän ja luotettavan raportoinnin, välttäen harhaanjohtavaa tietoa.
Kun raportoinnin laajuus on selvillä, suunnittele raportin rakenne. Tyypillisesti raportti heijastaa niitä vastuullisuusteemoja, jotka yritys on valinnut vastuullisuusohjelmassaan. Raporttia muotoillessa muiden saman toimialan yritysten raporttien tarkastelu voi olla hyödyllistä.
Riippumatta valitusta viitekehyksestä, seuraavat osa-alueet ovat keskeisiä vastuullisuusraportissa:
- Sisäinen toiminta ja prosessit: Esimerkiksi tuotannon päästöt, toiminnan tehokkuus ja henkilöstön hyvinvointi.
- Tuotteet ja palvelut: Esimerkiksi tuotteiden ympäristöjalanjälki ja niiden kyky vastata kestävyyshaasteisiin.
- Yrityksen arvoketju: Esimerkiksi toimitusketjut ja vastuut sidosryhmiä, kuten omistajia, sijoittajia ja asiakkaita kohtaan.
- Liiketoimintaympäristö: Huomioi kulutustottumukset, yleiset mielipiteet ja asenteet.
- Toimintaohjeet / eettinen ohjeistus
2. Datan kerääminen
EU:n uuden vastuullisuusraportointisääntelyn myötä raportoitavan tiedon määrä kasvaa, minkä takia yritysten on yhä tärkeämpää keskittyä tietorakenteisiin. Perinteinen manuaalinen tiedonkeruu voi kuluttaa reilusti resursseja, ja siksi yritysten kannattaa harkita siirtymistä esimerkiksi automatisoituun Data Lake -ratkaisuun.
DATA LAKE
Data Laken käyttöönotto vaatii koordinointia eri tiimien (IT, tietohallinto, liiketoimintayksiköt) välillä. Sen monimutkaisuuden vuoksi organisaatiot, joilla ei ole omaa asiantuntemusta, voivat hyötyä aiheen tuntevien ulkopuolisten asiantuntijoiden tai konsulttien palkkaamisesta.
Hyvin toteutettu ja asianmukaisesti suunniteltu tietorakenteen päivitys palvelee paitsi raportointia myös muita liiketoimintoja.
HAASTATTELUT TIEDONKERUUN MUOTONA
Haastattelut ovat erinomainen tapa kerätä narratiivista tietoa eri liiketoiminnoista ja niiden vastuullisuustoimista yrityksessä.
Haastateltavat ovat asiantuntijoita omilla aloillaan, ja heidän avullaan raportissa voidaan tuoda esiin organisaation asiantuntemusta ja juuri niitä teemoja, jotka nähdään organisaatiossa olennaisina. Samalla haastatteleminen sitouttaa laajasti eri liiketoimintoja vastuullisuustoimiin.
Haastatteluista saadut havainnot voidaan sisällyttää suoraan raporttiin tai käyttää apuna sitä kirjoittaessa.
Aloita rakentamalla tiedonkeruuprosessi
- Listaa tarvittavat tiedot ja mistä ne etsitään
- Hyödynnä olemassa olevia materiaaleja raportin narratiivin rakentamiseen (verkkosivut, tutkimukset, kyselyt, raportit jne.)
- Laadi raportin tarvittavat tekstiosiot taustamateriaalin pohjalta
- Tee tarvittaessa haastatteluja avainhenkilöiden kanssa tekstiosioiden kokoamiseksi (esim. toimitusjohtajan näkemykset)
3. Kuvitukset ja visuaalinen sisältö
Visualisoinnit auttavat sidosryhmiä ymmärtämään monimutkaista tietoa ja tekemään perusteltuja päätöksiä sekä esittelevät yrityksen vastuullisuustoimia tehokkaasti. Suuri määrä numeerista dataa tai pitkät suulliset kuvaukset toimitusketjun prosesseista eivät välttämättä herätä kiinnostusta raportin lukijoissa.
Vastuullisuusraporteissa yleisesti käytettyjä visuaalisia esityksiä:
- Tietografiikat validoiduista tietopisteistä: Noin 15 perusinfografiikkaa (taulukot, ympyrädiagrammit, pylväsdiagrammit), jotka esittävät valittuja vastuullisuustietoja (esim. henkilöstö, jätekuormat, energiankulutus jne.)
- Vastuullisuusohjelman visualisointi: Lisää vähintään valitut teemat ja kestävän kehityksen tavoitteet (SDG:t). Voit myös pyrkiä visuaaliseen, kertovaan esitystapaan.
- Toimitusketjun visualisointi
- Riskienhallinta- ja riskienlieventämistaulukot
Visualisointeja kannattaa käyttää tiedon esittämiseen selkeästi ja tehokkaasti. Luottamuksen säilyttämiseksi esimerkiksi mittasuhteiden tulee kuvata todellisuutta, jotta viherpesusyytöksiltä vältytään. Muun muassa kolmen vuoden lukujen vertailu voi tarjota arvokasta kontekstia ja parantaa trendien ja edistymisen ymmärtämistä.
4. Taitto, kuvitus ja oikoluku
Ennen vastuullisuusraportin viimeistelyä on tärkeää keskustella raportin ulkoasusta tiimin kanssa. Laadi mallisivuja varmistaaksesi, että suunnittelu vastaa tavoitettasi. Vaakasuuntainen asettelu takaa paremman verkkolukukokemuksen.
Vastuullisuusraportissa tulisi olla navigointipalkki, joka helpottaa tiedon löytämistä raportin sisältä. Varmista, että PDF on saavutettava myös rajoitteista kärsiville henkilöille ja tarvittaessa tulostettavissa. Suosittelemme ammattilaisgraafikon käyttämistä raportin laatimisessa InDesignilla. Vaikka visuaalisen suunnittelun voi tehdä PowerPointilla, monet PDF:n ominaisuudet, kuten navigoitavuus ja saavutettavuus, eivät silloin toteudu.
On suositeltavaa oikolukea vastuullisuusraportin tekstit huolellisesti sekä ennen että jälkeen taittamisen. Oikoluvussa kannattaa huomioida eri numeroformaatit ja mieltymykset teksteissä ja taulukoissa.
Suunnitellessasi ulkoasua kiinnitä huomiota fonttikokoon ja brändi-identiteettiin. Pyri säilyttämään raportin ammattimainen ilme ja valitse sopivia kuvia. Parasta on käyttää mahdollisimman paljon omia kuvia, mielellään kuvia työntekijöistä työssään, todellisista tuotteista ja tiloista. Jos kuitenkin joudutaan käyttämään kuvapankkikuvia, valitse huolellisesti relevantteja ja edustavia kuvia. Kannattaa harkita korkealaatuisten kuvapankkikuvien hankkimista, jotta vältytään sortumasta geneerisyyteen, jota usein nähdään muussa vastuullisuussisällössä.
Jos raportti tarvitsee käännöksen, on suositeltavaa, että vastuullisuusasiantuntijat tarkastavat sen. Käännöstoimistojen tai tekoälyn osaaminen vastuullisuus- ja toimialakohtaisten termien kääntämisessä saattaa olla puutteellinen, mikä voi johtaa outoihin, jopa sääntelyn kannalta virheellisiin käännöksiin.
Tarkistuslista:
- Käytä mieluiten InDesign-ohjelmistoa ulkoasun laatimiseen ammattilaisgraafikon avustuksella
- Laadi mallisivuja kokonaisilmeen määrittämiseksi ja hyväksymiseksi
- Sisällytä visuaaliset elementit brändisi identiteetin mukaisesti
- Ole tarkka yksityiskohdissa sekä ulkoasu- että oikolukuvaiheessa
5. Julkaisu ja viestintä
Vastuullisuusraportin julkaiseminen on merkittävä virstanpylväs mille tahansa yritykselle. Se osoittaa, että yritys on tehnyt paljon työtä, ja raportti sisältää runsaasti mielenkiintoista tietoa sidosryhmille. Siksi on hyödyllistä viestiä siitä niin yrityksen sisäisissä kanavissa, verkkosivuilla kuin sosiaalisessa mediassakin.
Vastuullisuudesta viestimisen tulisi tapahtua johdonmukaisesti läpi vuoden. Arvokas työkalu tähän on vastuullisuusviestintäsuunnitelma, joka hahmottaa vuoden toimenpiteet ja sisällöt. Suunnitelman tulisi kattaa laajoja teemoja koko vuodelle, kun taas tarkemmat aikataulutukset voidaan tehdä esimerkiksi kolmen kuukauden välein. Muista kuitenkin, että asiat muuttuvat nopeasti, joten liian pitkälle eteenpäin suunnitteleminen voi olla haastavaa. Tilaa kannattaa jättää myös ajankohtaisille aiheille.
Vastuullisuusviestintäsuunnitelman tulisi tuoda esiin paitsi yrityksen saavutukset myös merkittävät globaalit ja paikalliset kestävän kehityksen virstanpylväät.
Opi lisää vastuullisuusviestinnänsuunnittelusta oppaassamme Vastuullisuusviestinnän suunnittelu.
6. Tägääminen ja tekniset vaatimukset
XBRL (eXtensible Business Reporting Language) -tägäys on keskeisessä roolissa yritysten vastuullisuusraportointidirektiivissä (CSRD). CSRD:n myötä yritysten on raportoitava yksityiskohtaisia, standardoituja vastuullisuustietoja Euroopan vastuullisuusraportointistandardien (ESRS) mukaisesti.
XBRL-tägäys mahdollistaa tietojen jäsentämisen, koneellisesti luettavan esityksen ja helpon saavutettavuuden sidosryhmille, kuten sijoittajille, viranomaisille ja muulle yleisölle. Soveltamalla XBRL-tägejä taloudellisiin ja ei-taloudellisiin vastuullisuustietoihin yritykset varmistavat, että niiden raportointi on yhteensopivaa eri alustojen kanssa ja että tietoja voidaan käsitellä tehokkaasti analysointia ja vertailua varten.
CSRD:n piiriin kuuluville yrityksille XBRL-tägäys mahdollistaa:
- Raportoinnin johdonmukaisuus ja tarkkuus eri toimialoilla
- Automaattinen tiedonvaihto, mikä vähentää manuaalisten virheiden riskiä
- Lisääntynyt läpinäkyvyys, jonka avulla viranomaiset voivat seurata vastuullisuussuoriutumista tehokkaammin
- Tehokas vertailtavuus, joka mahdollistaa sidosryhmille vastuullisuusvaikutusten arvioinnin yhtenäisesti koko EU:ssa
Käytännössä XBRL-tägääminen tukee vastuullisuusraportoinnin digitaalista murrosta.
PARHAAT RAPORTOINTIKÄYTÄNNÖT
Noudattamalla raportoinnin parhaita käytäntöjä varmistat, että yrityksesi vastuullisuusraportointi on luotettavaa ja läpinäkyvää.
Nämä ohjeet perustuvat ESRS- ja GRI-standardeihin, ja ne edustavat yleistä käsitystä hyvästä raportoinnista. Lue ne ennen vastuullisuusraportointiprosessin aloittamista ja pyri pitämään ne mielessä koko raportointiprosessin ajan. Kun koet olevasi valmis, tarkista raportti huolellisesti tarkistuslistan avulla.
Nämä ohjeet on pyritty tekemään mahdollisimman yksinkertaisiksi ja selkeiksi. Tarkempia ja yksityiskohtaisempia ohjeita varten tutustu GRI 1 Foundation -standardiin Global Reporting Initiative (GRI) -standardeissa tai ESRS 1 Yleiset vaatimukset -standardiin Euroopan vastuullisuusraportointistandardeissa (ESRS).
TARKKUUS
- Jaa informaatiota, joka vastaa olemassa olevaa ja aiemmin jaettua tietoa (sekä organisaation omaa että muiden).
- Ilmoita selkeästi, mitä tietoja on mitattu, kuvaa mittaustapa ja varmista, että muut voivat helposti saada samat tulokset, jos he toistavat mittauksen.
- Varmista, että mahdolliset virheet tietojen mittauksessa eivät vaikuta johtopäätöksiin tai siihen, miten ihmiset ymmärtävät tiedot.
- Selitä, kun teet oman valistuneen arvion jostakin tiedosta, ja ilmoita käyttämäsi oletukset ja menetelmät. Tuo esiin kaikki arvioiden rajoitukset.
TASAPAINO
- Esitä tiedot siten, että ihmiset näkevät negatiiviset ja positiiviset muutokset vuodesta toiseen.
- Ilmoita selkeästi, mikä on fakta ja mikä organisaation mielipide faktoista.
- Älä jätä pois tärkeitä tietoja negatiivisista vaikutuksista.
- Älä liioittele positiivisia vaikutuksia, äläkä esitä tietoja tavalla, joka voi johtaa väärinymmärrykseen.
SELKEYS
- Ota huomioon tiedon käyttäjien erityistarpeet, kuten heidän aistinsa, kieli ja käytetty teknologia. Varmista, että tiedot on helppo löytää, esimerkiksi käyttämällä sisällysluetteloa, karttoja tai linkkejä.
- Selitä asiat tavalla, jota myös organisaatiosta vain vähän tietävät henkilöt voivat ymmärtää.
- Älä käytä lyhenteitä, teknisiä termejä tai hämmentävää kieltä. Jos niitä on pakko käyttää, selitä niiden merkitys oikeissa kohdissa tai sanastossa.
- Esitä tiedot lyhyesti ja selkeästi, ryhmittele samankaltaiset tiedot yhteen, mutta älä kuitenkaan jätä pois tärkeitä yksityiskohtia.
- Käytä kuvia ja taulukoita, jotta ihmiset ymmärtävät tiedot helposti.
VERTAILUKELPOISUUS
- Esitä tiedot tältä vuodelta ja kahdelta edelliseltä vuodelta, mukaan lukien asetetut tavoitteet ja päämäärät.
- Käytä yleisiä kansainvälisiä yksiköitä, kuten kilogrammoja tai litroja. Tarvittaessa käytä standardimuunnos-kerroimia ja -menetelmiä tietojen kokoamiseen ja jakamiseen.
- Käytä aina samoja mittaus- ja laskentatapoja ja selitä, miten asiat on mitattu.
- Jaa kokonaisluvut (esim. CO2-päästöt tonneina) sekä suhteelliset tai normalisoidut tiedot (esim. CO2-päästöt tuotettua yksikköä kohden), jotta vertailu on mahdollista. Selitä nämä suhteet.
- Jaa lisätietoja organisaatiostasi (esim. koko tai toiminta-alue), jotta ihmiset ymmärtävät kontekstuaaliset erot organisaatiosi ja muiden organisaatioiden välillä.
- Esitä uudet tiedot yhdessä historiallisten tietojen kanssa, jotta vertailu on mahdollista.
- Ilmoita, jos jotain on muuttunut viime vuodesta (esim. raportointijakson pituus tai mittaustapa).
- Jos et esitä menneitä tietoja vertailua varten, selitä muuttuneet parametrit, jotta konteksti on silti ymmärrettävissä.
VIIMEISTELY
- Raportoi, mitä raportointijakson aikana tapahtui — kuten toiminnot, tapahtumat ja vaikutukset.
- Kerro myös asioista, jotka eivät heti vaikuta merkittäviltä, mutta voivat ajan myötä aiheuttaa suuria ja pitkäaikaisia vaikutuksia. Esimerkiksi toiminnot, jotka tuottavat ympäristöön jääviä saasteita.
- Älä jätä pois mitään tietoja, jotka ovat tarpeen organisaatiosi vaikutusten ymmärtämiseksi.
- Jos et saa tai omista kaikkia vaadittavia tietoja ja siihen on pätevä syy, sinun tulee selittää, miksi tietoja ei jaeta. Jos osa tiedoista puuttuu, ilmoita myös, mitkä osat puuttuvat.
Toimi näin:
1. Ei sovellettavissa
- selitä miksi
2. Lakisääteiset rajoitukset
- kuvaa ne
3. Luottamuksellisuusrajoitukset
- kuvaa ne
4. Tieto ei saatavilla / puutteellinen
- kerro:
- mikä tieto puuttuu
- miksi se puuttuu
- mitä toimenpiteitä on tehty
- arvioitu aikataulu tiedon saamiseksi
VASTUULLISUUDEN KONTEKSTI
- Käytä faktoja ja luotettavia mittareita kestävän kehityksen näkökulmasta kuvatessasi organisaatiosi vaikutuksia. Tämä voi sisältää tieteellistä tutkimusta tai laajasti sovittuja rajoja ympäristöresursseille.
- Kerro, miten yrityksen toiminta liittyy yleisiin kestävän kehityksen tavoitteisiin. Esimerkiksi voit käsitellä kokonaispäästöjä ja sitä, kuinka paljon olette onnistuneet vähentämään niitä kansainvälisten sopimusten, kuten Pariisin sopimuksen, tavoitteiden mukaisesti.
- Kerro, miten liiketoiminta vastaa yhteiskunnan odotuksia ja sitä, mitä pidetään vastuullisena liiketoimintakäyttäytymisenä. Tämä voi perustua kansainvälisten organisaatioiden, kuten OECD:n tai YK:n, sääntöihin. Jos organisaatiosi toimii eri paikoissa, kerro, miten toimintasi vaikuttaa paikallisiin alueisiin. Esimerkiksi voit käsitellä veden kokonaiskulutusta ja verrata sitä siihen, mikä on kestävää ja sopii paikallisyhteisön olosuhteisiin.
AIKAJANA
- Tasapainota tiedon nopea jakaminen sen varmistamisen kanssa, että tiedot ovat laadukkaita ja noudattavat raportointisääntöjä.
- Pidä raportoitavan ajanjakson pituus yhdenmukaisena.
- Ilmoita selkeästi, mitä ajanjaksoa raportoidut tiedot koskevat.
VARMENNETTAVUUS
- Perusta organisaation sisäisiä järjestelmiä tietojen tarkistamiseen ja järjestämiseen, jotta esimerkiksi tilintarkastajat voivat tarkastella niitä. Tämä koskee yrityksiä, joiden vastuullisuusraportti varmennetaan kolmannen osapuolen toimesta, mutta on hyödyllistä myös tulevia raportointijaksoja ajatellen, jotta tieto säilyy yhdessä paikassa ja käytetty logiikka on löydettävissä.
- Kirjaa ylös, miten organisaatiosi tekee päätöksiä vastuullisuusraportoinnissa. Tämä auttaa myös muita ymmärtämään tärkeitä päätöksiä, kuten sitä mitkä aiheet on todettu olennaisiksi.
- Jos organisaatiosi rakentaa tietojärjestelmiä raportointia varten, varmista, että ulkopuoliset tarkastajat voivat tarkistaa ne.
- Tiedä, mistä tietosi tulevat, ja anna todisteet tulkintojesi tai laskelmiesi tueksi.
- Varmista alkuperäisiltä tietolähteiltä, että jakamasi tiedot ovat riittävän tarkkoja.
- Jaa vain tietoja, joista sinulla on todisteita, ellei tietojen jakaminen ole tarpeen organisaatiosi kontekstin ja vaikutusten ymmärtämiseksi.
- Selitä kaikki epävarmuudet tai epäilykset jakamastasi tiedosta.
